Правильное оформление документации

Правильное оформление документации

Общие нормы и правила оформления документов


Вы здесь «Кадровый вопрос», 2013, N 9 ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

Правила оформления документов (стр.

1 из 2)

СОДЕРЖАНИЕ Глава 1.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Глава 2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ Глава 3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТА ДОКУМЕНТОВ. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С 1 июля 2003 г. введен новый стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий требования к оформлению документов.

Он интересен всем, кому приходится работать с такими документами, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.

Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов .

Обновление стандарта ГОСТ Р 6.30-97, по которому пять лет работали тысячи специалистов, в том числе и секретари, всегда большое событие.

Новому стандарту будут посвящены занятия по повышению квалификации, тренинги, семинары.

Стандарт станет составной частью курса делопроизводства и управления в различных учебных заведениях.

Правила оформления документов

Оформление официальных документов — важная составляющая процесса делопроизводства.

Специфические правила записи информации определены для большинства типов документов: от писем до локальных нормативных актов. Официальная документация обладает свойством юридической силы, которое обеспечивается в первую очередь наличием обязательных элементов — реквизитов. регламентируются государственными стандартами и унифицированными системами.

Несмотря на то что документационное обеспечение управления является прикладной сферой, делопроизводственные процессы, связанные с созданием и хранением документов, играют важную роль в деятельности любой организации. Элементы документооборота компании можно классифицировать в зависимости от вида деятельности, наименования документа, места его составления, степени секретности, юридической силы, степени обязательности, характера содержания.

Новый ГОСТ для оформления документов

С 1 июля 2021 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее.

Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.

Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы

ГОСТ Р 6.30-2003: Требования к оформлению документов

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

ВНЕСЕН Научно-техническим управлением Госстандарта России. 2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст. 3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ Дата введения 2003-07-01 Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, от­носящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

(далее — документы), включенные в ОК 011-93

«Общероссийский классификатор управленческой документации»

(ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспро­изведением Государственного герба Российской Федерации.

Правила оформления документов в делопроизводстве

Целая система норм и правил оформления внутренних актов компании, предприятия и внешних документов называется делопроизводством.

Благодаря использованию официальных стандартов можно сделать внутреннюю работу максимально эффективной.

Упрощается процесс изучения и переработки бумаг, поступающих от других предприятий или органов.Правила оформления документов по ГОСТу зафиксированы в Федеральном агентстве по техническому регулированию.

В 2021 году в силу вступили изменения нормативного акта. Новшества продиктованы тем, что документация стала оформляться намного быстрее благодаря модернизации текстовых редакторов.О том, что несет ГОСТ оформление документов в 2021 году, описано в этой статье.Разделить все бумаги на группы можно по различным критериям. Например, в зависимости от создателя файла выделяют:Личные.

Наброски, переписка, текстовые эссе. Все то, что используется исключительно в индивидуальном формате.Официальная документация.

Как оформлять документы

Для каждого вида документа (приказа, письма, уведомления, договора, акта и др.) существуют требования к реквизитам. Общие требования к оформлению реквизитов регламентированы ГОСТ Р 6.30-2003, принятого и введенного в действие (ГОСТ Р 6.30-2003).В обязательный набор реквизитов каждого документа входят:

  1. текст (содержание);
  2. подпись.
  3. дата создания документа;
  4. регистрационный номер;
  5. автор документа;

Внимание: если в документе отсутствует или неправильно оформлен один из этих реквизитов, документ может быть признан недействительным Бланк документаБольшинство документов образовательная организация составляет на бланках. Бланк включает постоянную информацию (реквизиты) об организации – авторе документа.На бланках оформляйте только первую страницу документа, для всех следующих страниц используйте стандартные листы бумаги.

Если документ

Правила оформления документов в делопроизводстве

10 Февраля 2021 в 09:07 Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации.

А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве (ГОСТ 2021).

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Всем специалистам, ответственным за документооборот, следует обратить внимание на «ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (утв.

Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст)

Документооборот. Требования к оформлению документации

15 Марта 2021 в 16:30 ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2021 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам.

Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность

Правильное оформление документов в делопроизводстве

Содержание Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.Виды документов по происхождению: личного происхождения; официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники.

Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Оглавление ОсновныеРеквизитыКлассификация Все документы, проходящие по общему делопро­изводству, можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бух­галтерского учета и отчетности.
Организационно-правовые документы.

3. Общие правила оформления управленческих документов

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). Рассмотрим наиболее важные реквизиты документов, используемые в современной практике: 03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положении об организации).

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

09.

Основные правила составления документов (стр.

1 из 3)

Содержание 1.

Основные правила составления документов 1.1 Требования ГОСТов к оформлению документов 2.

Общие правила регистрации документов 3.

Составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 4.

Составить схему документооборота на предприятии Список использованной литературы Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото — и киноплёнка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Структурные элементы: титульный лист; предисловие; содержание; введение; наименование; требования; приложения; библиографические данные.